Os sistemas de gerenciamento de documentos (SGD) são uma verdadeira alternativa ao arquivamento clássico em papel. A utilização destes sistemas é preferível por causa do aumento de qualidade através de tempos de acesso a informações importantes reduzidos tal como comprovadamente uma necessidade de espaço e tempo reduzida.
Apenas um sistema de gerenciamento de documentos totalmente integrado em AMS aproveita estes benefícios. Graças aos custos de formação baixos é alcançada rapidamente uma aceitação elevada por parte dos utilizadores. Todos os documentos são registados digitalmente, indicados e arquivados. Com a introdução desta função todos os utilizadores na empresa tiram proveito dos benefícios.
Documentos originais podem ser destruídos a seguir.
Todos os documentos que são criados por AMS recebem logo um código de barras. AMS apoia códigos de barra unidimensionais e códigos QR bidimensionais. Documentos exteriores podem ser dotados de etiquetas com código de barra. AMS estabelece a ligação às impressoras por termotransferência existentes. Uma estação de digitalização normalmente central assume a digitalização subsequente. A indexação necessária dos documentos referidos ocorre através de uma comparação de dados (SQL) e relatórios especiais sobre cada SGD e alcança assim uma qualidade de atribuição inalcançável.
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