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AMS *DMS - Anbindung an DokumentenManagementsysteme

Eine echte Alternative zur klassischen Papierarchivierung stellen Dokumenten-Management-Systeme (kurz DMS) dar. Die Qualitätssteigerung durch verkürzte Zugriffszeiten auf wichtige Informationen sowie nachweisbar reduzierter Zeit- und Raumbedarf sprechen für den Einsatz solcher Systeme. 

Erst ein nahtlos in das AMS integriertes DMS-System schöpft diese Vorteile erst aus. Dank des damit verbundenen geringen Schulungsaufwandes wird schnell eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern erreicht. Sämtliche Belege werden digital erfasst, indiziert und archiviert. Mit Einführung dieser Funktion profitieren unmittelbar alle Anwender im Unternehmen von den Vorteilen. 

Originalbelege können anschließend vernichtet werden. 

Typische Belege, die sich für eine digitale Archivierung anbieten:

  • Handschriftlich veränderte Arbeitsbegleitpapiere (einzuscannen nach der Behandlung)
  • Eingangslieferscheine
  • Ausgangslieferscheine mit Gegenzeichnung als Warenempfangsbestätigung
  • Härteverläufe
  • Behandlungsverläufe
  • Prüfbescheinigungen verschiedener Formen / Laborberichte
  • Zeichnungen
  • Arbeitsanweisungen, Normen und Spezifikationen (Allgemeiner Herkunft oder Endkunden)
  • Schreiberstreifen / Messungsdateien
  • Auslieferbelege und Rollkarten
  • Kaufmännische, administrative Korrespondenz (Bestellungen, Rechnungen, etc.)
  • Angebotskalkulationen 
  • Handnotizen

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Funktionsweise

Sämtliche von AMS erzeugten Belege enthalten von Haus aus einen Barcode. AMS unterstützt eindimensionale Strichcodes und zweidimensionale QR/Datamatrix Barcodes. Externe Belege können mit einem Barcode-Etikett versehen werden. AMS steuert dazu vorhandene Thermotransferdrucker an. Eine in der Regel zentrale Scanstation übernimmt die anschließende Digitalisierung. Die notwendige Verschlagwortung vorgenannter Belege erfolgt über SQL-Datenabgleich und besondere Protokolle zu den einzelnen DMS-Systemen und erreicht auf diese Weise eine unerreichte Zuordnungsqualität.

DMS

Schnittstellen zu folgenden DMS-Produkten verschiedener Hersteller sind verfügbar:

  • Docuware
  • EasyArchiv
  • Dokubit (Firma arcusoft)
  • Habel DMS (Firma Habel)
  • ELO Archiv (Firma ELO)
  • JetDMS (Firma Jet)
  • ScanView 
  • weitere auf Anfrage möglich

Funktionsmerkmale

  • Zugriff auf sämtliche auftragsrelevanten Dokumente über die AMS-Benutzeroberfläche
  • Zugriff jederzeit möglich (unabhängig von Bürozeiten)
  • Minimaler Einarbeitungsaufwand für die AMS-Anwender
  • Instrument für den KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess)
  • Unterstützung bei der Rechnungskontrolle
  • Direkte Nachkontrolle bei Rechnungslegung